檔案室是各單位組織（包括團體、學校、工廠、企業、事業單位等）統一保存和管理本組織檔案的內部機構，是整個組織的組成部分，是一個機構密不可分的部分，也是檔案事業的基礎，而檔案室密集架是檔案室必備的檔案儲存設備。

檔案室的本質特征是統一管理本工作單位檔案和主要為本工作單位服務。檔案室，可以說是底層次的管理機構的檔案室是國家檔案工作組織體系中普遍、大量、基層的業務機構。它是一個工作單位檔案信息內容數據存儲、加工處理和傳輸的服務部門，與本工作單位的領導和各組織機構發生聯系，為領導決策、處理工作、組織生產、進行科研等活動提供依據和參考材料，在檔案室中檔案室密集架是為常見的檔案儲存以及管理的設備。

一個工作單位的檔案室不僅要負責本工作單位的檔案工作，還承擔著檢查、指導下屬機構的檔案工作。不要以為管好自己工作單位的檔案就萬事大吉了，如果你工作單位是大系統的工作單位，還要負責指導、檢查下屬單位的檔案工作，有了二級機構，甚至三級機構的檔案，這才是一個完整的檔案工作單位。

檔案室是企事業單位重要的庫房，也是企業單位重要的檔案資料儲存的地方，對企業的發展和規劃都有很重要的意義，而大多數的企業單位檔案室內都安裝有檔案室密集架，是因為其可以節省用地，提升儲存量以及安全高效的性能，使得其廣受青睞。

傳統辦公家具的容量小、質量差、無法移動，因而檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長，檔案核查、查閱耗時長，盤點效率低，安全保障能力弱，無法有效保障檔案的安全，而檔案室密集架容量大、智能化程度高、能夠精準定位存放位置，所以建議各個檔案室將家具更新換代，安裝檔案密集架用于檔案的儲存和管理。

傳統的檔案管理方式比較落后、不夠嚴謹，進而極易發生檔案混亂、丟失的現象，檔案室密集架廠家建議各個企事業單位實施檔案流程化管理，實現檔案從產生、保管、歸檔、利用直至銷毀的全生命周期管理方式。

企事業單位伴隨著長久的發展，一些歷史檔案和重要文件是需要保存下去的，所以檔案室安裝長久保護檔案資料安全的檔案密集架是比不可少的。檔案管理工作繁瑣與辦公家具、查檔流程密切相關，企業發展的需要，進而加大改革改造檔案室，安裝檔案室密集架，終檔案管理工作的效率大大提高，檔案管理工作需要與時俱進、跟上現代化的發展的進程。